طراحی سیستم کنترل های داخلی

هدف اصلی سیستم کنترل داخلی چیست؟

هدف اصلی سیستم کنترل داخلی ایجاد اطمینان از صحت و کامل بودن اطلاعات مالی و عملیاتی، حفاظت از دارایی‌ها، پیشگیری و کشف تقلب‌ها و اشتباهات، ارتقاء کارایی عملیات و تضمین رعایت قوانین و مقررات است. این سیستم با فراهم آوردن ساختاری مناسب برای نظارت و ارزیابی فعالیت‌ها، به مدیریت سازمان کمک می‌کند تا ریسک‌ها را شناسایی و کنترل کرده و به اهداف استراتژیک سازمان دست یابد. کنترل‌های داخلی موثر نقش مهمی در بهبود شفافیت و اعتماد به گزارش‌های مالی و عملکردی دارند و از این رو برای سلامت و پایداری سازمان ضروری هستند.

کنترل های داخلی چه ویژگی هایی دارند؟

با طراحی سیستم کنترل های داخلی برای کسب و کار خود، احتمالا با ویژگی های زیادی در مورد آن ها رو به رو می شوید که از جمله مهم ترین آن ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• افزایش اثربخشی و کارایی مجموعه مهم ترین ویژگی کنترل داخلی است.
• با کمک این سیستم ها، کارمندها تشویق می شوند تا با وسواس بیشتری قوانین را رعایت کنند.
• وجود سیستم کنترل داخلی نقش مهمی در بهبود گزارش های مالی یک کسب و کار ایفا می کند.
• یکی دیگر از ویژگی های سیستم کنترل داخلی، مقابله با روش های تقلب و سواستفاده است.
• این سیستم توسط کارکنان واحد مالی و اقتصادی شرکت طراحی شده و استفاده می شود.
• این سیستم می تواند یک اطمینان معقول (نه قاطع) به ریاست شرکت ارائه دهد.
• طراحی و استقرار سیستم کنترل های داخلی، رسیدن به اهداف تیمی را ساده تر می کند.
• با وجود سیستم های کنترل داخلی، مدیر می تواند بفهمد که آیا همه چیز سر جای خود است یا نه.

معرفی 5 مرحله مهم در طراحی سیستم کنترل های داخلی

بعد از بررسی ویژگی ها و وظایف سیستم کنترل داخلی، نوبت به معرفی 5 مرحله مهم در تدوین و طراحی این سیستم می رسد که عبارت اند از:

• برنامه ریزی: هیچ سیستمی در دنیا وجود ندارد که بتواند بدون برنامه ریزی عملکرد خوبی داشته باشد. به همین دلیل اولین مرحله طراحی کنترل های داخلی، مربوط به برنامه ریزی و تعریف انتظارات مدیر از سیستم می شود.
• سازماندهی: هر سیستم کنترل داخلی، باید توانایی سازماندهی کارمندان و رسیدگی به امورات آن ها را داشته باشد.
• به کار گماری: در واحد اقتصادی هر کسب و کار، سیستم کنترل داخلی وظیفه دارد تا بعد از تعیین جایگاه کارمندها و حسابدارها، تقسیم وظیفه اصولی انجام دهد.
• هماهنگی ها: اعضای یک سیستم تا زمانی که با هم هماهنگ نباشند، نمی توانند عملکرد صحیحی از خود نشان دهند. به همین علت بعد از دریافت مشاوره در طراحی و استقرار سیستم کنترل های داخلی، همیشه بحث هماهنگی ها مطرح می شود.
• کنترل: مرحله آخر در طراحی سیستم کنترل های داخلی، مدیریت عملکرد آن ها است. این مرحله برای این است که صاحبان مشاغل بتوانند شرایط حاکم بر واحد اقتصادی را با دقت بیشتری کنترل کنند.

معرفی انواع کنترل های داخلی

کنترل های داخلی در 2 نوع عملیاتی و حسابداری طراحی می شوند که نوع دوم خود در مدل های پایه و انضباطی در دسترس است. در ادامه هر یک از آن ها را مورد بررسی قرار می دهیم.

هر آنچه که باید در مورد کنترل های عملیاتی (اداری) بدانید

این سیستم ها غالبا مورد توجه حسابرس های مستقل قرار نمی گیرند و وجودشان تاثیر زیادی روی صورت های مالی ندارد. کنترل های عملیاتی یا اداری مناسب کسب و کارهایی هستند که اهدافی مانند کارآیی و سودمندی در عملیات دارند. وجود این سیستم ها منجر به ایجاد یک نظم کلی در تمام واحدهای بیزینس خواهد شد.

کنترل های داخلی حسابداری یا مالی چه مزیت هایی دارند؟

طراحی سیستم کنترل های داخلی گاهی به صورت حسابداری مورد استفاده کسب و کارها قرار می گیرد. اما منظور از چنین کنترلی چیست؟ این سیستم چه مزیت هایی دارد و در چه مواقعی کاربرد بیشتری دارد؟

باید گفت که این کنترل های داخلی، تاثیر مستقیمی روی مدارک حسابداری سازمان و صورت های مالی دارند. غالبا شرکت هایی که در پی حفظ دارایی، بررسی کلی گردش مالی (جهت پیداکردن امور غیر عادی) و رسیدن به اهداف مالی خاصی دارند، از این سیستم استفاده می‌کنند که خود به 2 مدل مختلف دسته بندی می شود:

• کنترل پایه (اولیه): اگر در طراحی سیستم کنترل های داخلی نیاز به مواردی مثل مشاهده دارایی های ثابت، بررسی کلی گردش حساب جهت تعیین آیتم های غیر عادی، تهیه و تنظیم صورت‌ مغایرت بانکی یا رفع مغایرت و تهیه و تنظیم تراز آزمایشی دارید، مدل کنترل پایه مناسب کسب و کار شما است.
• کنترل های انظباطی (ثانویه): کنترل های ثانویه بیشتر با هدف نظارت بر اموری است که در سیستم های پایه رخ می دهند. دقت کنید که وجود این ها باعث می شود که حفاظت از اموال و دارایی‌های واحد تجاری بیشتر شود. همچنین ذکر این نکته مهم است که کنترل های ثانویه فقط در شرکت ها و سازمان هایی استفاده می شوند که حجم کاری بسیار بالایی دارند.

کنترل های انضباطی به چند دسته تقسیم می شوند؟

با توجه به اینکه اشاره کردیم که کنترل های ثانویه مورد استفاده سازمان های بزرگ هستند، می توان انتظار داشت که نحوه طراحی این سیستم ها در نمونه های مختلفی باشد که عبارت اند از:

• کنترل های سرپرستی: در طراحی سیستم کنترل های داخلی آن هم نوع سرپرستی، هدف چیزی به جز نظارت روی عملکرد کل سیستم نیست.
• کنترل های حفاظتی: به کمک این سیستم کنترل، نحوه استفاده از دارایی ها، به صورت کاملا صحیحی انجام می شود. همچنین وجود آن از سو استفاده و تقلب جلوگیری می کند.
• کنترل های تفکیک وظایف: یکی از روش های مراقبت از منابع شرکت این است که هیچ فردی توانایی ثبت یک معامله را به صورت مستقل و یک جا نداشته باشد. به همین دلیل کنترل های تفکیک وظایف با هدف تقسیم وظایف بین حسابدارها و سایر کارمندان به وجود می آیند.

اهمیت کنترل داخلی در سازمان ها

کنترل‌های داخلی در سازمان‌ها از اهمیت ویژه‌ای برخوردارند زیرا نقش حیاتی در حفاظت از دارایی‌ها، پیشگیری از تقلب و اشتباهات، و تضمین صحت و کامل بودن اطلاعات مالی و عملیاتی ایفا می‌کنند. این کنترل‌ها با ایجاد چارچوبی برای نظارت و ارزیابی مستمر فعالیت‌ها، به بهبود کارایی و اثربخشی عملیات کمک می‌کنند و مدیریت را در دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان یاری می‌رسانند. علاوه بر این، کنترل‌های داخلی موثر باعث افزایش شفافیت و اعتماد به گزارش‌های مالی می‌شوند که می‌تواند به جذب سرمایه‌گذاران و حفظ اعتبار سازمان کمک کند. در نهایت، رعایت قوانین و مقررات از طریق کنترل‌های داخلی مناسب، ریسک‌های قانونی و مالی را کاهش داده و به پایداری و سلامت کلی سازمان کمک می‌نماید.

چه ابزارهایی در طراحی سیستم کنترل های داخلی استفاده می شوند؟

با توجه به وجود عوامل داخلی یک سازمان مثل طرز تفکر مدیریت و نحوه اجرای آن، چگونگی مدیریت منابع انسانی، کمیته حسابرسی و طرح و ساختار سازمانی دارد، معمولا 3 مشخصه تحت عنوان ابزار برای طراحی سیستم های داخلی استفاده می شوند که همه آن ها را در لیست پایین آورده ایم:

• محیط کنترلی
• سیستم حسابداری
• روش های کنترلی

جمع بندی

طراحی سیستم کنترل های داخلی یک اقدام مهم است که باید توسط مدیران یک سازمان پیگیری شود. زیرا وجود آن نقش مهمی در افزایش کارایی و اثربخشی کارمندان، حفظ منابع مالی کسب و کار، رسیدن به اهداف جمعی و در نهایت جلوگیری از سو استفاده و تقلب می شود.