از مهم ترین ابزارهای اقتصادی کسب و کارها و شرکت ها را می توان خدمات حسابرسی دانست. صورت های مالی به نوعی گزارش های سالانه یا ماهانه (یا هر بازه زمانی دیگری) هستند که تمامی فعالیت های ریزودرشت اقتصادی شرکت ها را ارائه می دهند. به دلیل اهمیت و نقش مهم این اسناد در فرایند سرمایه گذاری و روند رشد شرکت ها، لازم است حتماً اقداماتی به منظور بهینه سازی صورت های مالی انجام گردد. در مقاله پیش رو سعی داریم به تعریف صورت های مالی، بیان انواع مختلف آن و ضرورت بهینه سازی صورت های مالی بپردازیم.
تعریف صورت های مالی چیست؟
صورت های مالی به اسنادی می گویند که تمامی فعالیت های اقتصادی و مالی یک شرکت اعم از فعالیت های کلی و بزرگ مقیاس و یا اقدامات جزئی و خرد مقیاس در آن گزارش داده می شود. این اسناد بر اساس ارزیابی مقاطع زمانی خاص همچون یک سال یا دوره های معین ارائه می گردد. صورت های مالی ریز اطلاعاتی همچون درصد سود و زیان شرکت مربوطه، میزان سهم سهامداران و حقوق هر یک از آنها و تمامی اطلاعات مالی دیگر را دارا هستند. تفسیر صورت های مالی می تواند سرمایه گذاران را در تصمیم های آتی شرکت یاری کند. در صورت بهینه سازی صورت های مالی و کنترل آنها می توان آسان تر به تفسیر این اسناد و بررسی فرایند مالی کسب و کارها پرداخت.
انواع صورت های مالی
صورت های مالی در انواع گوناگونی وجود دارند که هر یک بخش خاصی از فعالیت های اقتصادی را بررسی و ارزیابی می کند. هر شرکت و کسب و کار بزرگی لازم است نفراتی برای رسیدگی به فرایند صورت های مالی مشخص کند. با انتخاب فردی درست برای رسیدگی به این امور، خیالتان از بابت حساب و کتاب راحت می شود. در ادامه به چهار مورد از مهم ترین صورت های مالی خواهیم پرداخت.
صورت سود و زیان
صورت های سود و زیان که به آن صورت عملیات شرکت نیز گفته می شود، درآمدها و هزینه های آن شرکت در مقطع زمانی معین را ارائه می دهد. با بررسی این اسناد می توان یافت که آیا در این بازه زمانی شرکت مورد نظر در روند سوددهی قرار گرفته است؟ اگر پاسخ مثبت است درصد سوددهی به چه صورت است و اگر پاسخ منفی است چه اقداماتی لازم است تا از ضرر و زیان بیشتر جلوگیری نمود؟
از جمله کاربردهای دیگر این سند زمانی است که شرکت به هنگام وام گرفتن در صورت قادر بودن به بازپرداخت، صورت سود و زیان را به عنوان مدرک معتبر و قابل اعتماد به سازمان وام دهنده ارائه می کند. نحوه محاسبه این سند به این صورت است که درصد هزینه های شرکت از میزان کل درآمد کم می شود.
ترازنامه
ترازنامه ها نیز از مهم ترین صورت های مالی هر سازمان یا واحد تجاری هستند که وضعیت مالی واحد مربوطه را در هر موقعیت زمانی نشان می دهند. از این رو به ترازنامه، صورت وضعیت مالی نیز می گویند. در ترازنامه ها سه بخش مهم دارایی ها، بدهی ها، و سهم و حق سرمایه داران به دقت و با جزئیات ارائه می گردد. دارایی هر شرکت شامل تمامی مراجع نقدی یا غیرنقدی که تا پایان بازه زمانی مشخص شده به وجه نقد تبدیل می شوند، بوده و در مقابل آن، بدهی ها نیز شامل تمامی ضمانت های پرداختی نقد و غیر نقد شرکت در همین مقطع زمانی است. میزان اختلاف دارایی ها و بدهی ها همان حق سهامداران است که به اصطلاح، دارایی خالص گفته می شود و به نسبت سهم هر سهام‌دار تقسیم می گردد.
صورت مالی وجوه نقد
در صورت مالی وجوه نقد میزان ورودی و خروجی هر فعالیت اقتصادی شرکت ارائه می شود که شامل سرمایه گذاری های مختلف یا عملیات های خاص آن شرکت است. در نتیجه میزان نقدینگی هر شرکت که بسیار حائز اهمیت است را در این صورت مالی می توان یافت.
صورت سود و زیان جامع
صورت سود و زیان نیز از مهم ترین صورت های مالی یک شرکت است که به طور دقیق و جزئی به بررسی تمامی ورودی ها و خروجی های آن شرکت یا همان میزان درآمدها و هزینه ها در مقطع زمانی خاص می پردازد. این سند از آن جهت با صورت سود و زیان متفاوت است که در صورت سود و زیان تنها هزینه ها و در آمدهای تحقق یافته شرکت ارائه می شوند.
هدف صورت های مالی
مهم ترین هدف تنظیم اسناد صورت های مالی در واقع ارائه وضعیت مالی و اقتصادی یک شرکت در طی فعالیت ها و عملکردهای بازه زمانی خاصی به منظور تحلیل و ارزیابی آن هاست. بررسی صورت های مالی از یک طرف سرمایه گذاران و صاحبان شرکت ها را نسبت به مسیر کاری و عملیاتی آنها و درصد سود و زیان آن مسیر آگاه می نماید و از سویی دیگر به اعتباردهندگان یا بستانکاران این امکان را می دهد تا نسبت به ادامه وضعیت همکاری خود با توجه به شرایط مالی آن شرکت، مطلع گردند. در این راستا بهینه سازی صورت های مالی می تواند در تحلیل کاربردی و راحت تر گزارش ها مؤثر باشد.
ضرورت بهینه سازی صورت های مالی چیست؟
به‌طورکلی فرایندهای مالی یک شرکت را می توان از مهم ترین پایه و اساس های هر شرکت یا واحد تجاری دانست که نقش بسیار مهمی در ادامه مسیر و نوع فعالیت های آن دارند. همان‌طور که گفته شد؛ هدف ارائه صورت های مالی تحلیل و ارزیابی وضعیت اقتصادی یک شرکت در بازه زمانی معین است. بهینه سازی صورت های مالی می تواند به شفاف بودن و عدم پیچیدگی جزئیات در این اسناد موجب شود تا نظم مالی بیشتری در فرایندهای مالی برقرار گردد و کنترل آن راحتتر گردد.
با انجام روش هایی در جهت بهینه سازی صورت های مالی می توان انتخاب های مطمئن و صحیح تری نسبت به ادامه عملکردها و فعالیت های شرکت داشت، می توان سهامداران، مدیران مالی یا اعتباردهندگان را راحتتر نسبت به وضعیت مالی شرکت آگاه نمود و با ارائه گزارش های شفاف و منظم، اعتبار و ارزش بیشتری برای شرکت ایجاد کرد.
روش های بهینه سازی صورت های مالی چیست؟
بهینه سازی فرایندهای مالی و حسابداری هر شرکت از راه های مختلفی قابل انجام است که بهینه سازی صورت های مالی نیز از برخی از این روش ها پیروی می کند. مهم ترین این موارد عبارت اند از:
- پیش بینی های میزان نقدینگی هر بازه معین
- استفاده از نرم افزارهای حسابداری و کنترل مالی
- ایجاد امکان مقایسه در داده ها
- هایلایت موفقیت های مالی و ارائه توضیحات مربوط به علل زیان ها
- خوانایی اسناد و قابلیت درک مفاهیم
- ارائه چشم انداز کلی در ابتدای صورت های مالی
- مجزا نمودن حساب های شخصی و شرکتی
نتیجه گیری
صورت های مالی از مهم ترین اسناد اقتصادی هر شرکت یا سازمان و واحد تجاری هستند که در انواع مختلفی و در بازه های زمانی معین ارائه می گردند. هدف از تنظیم صورت های مالی کنترل، تحلیل و ارزیابی تمام داده های مربوط به مسائل مالی شرکت همچون درآمدها، هزینه ها و یا حق سهامداران است. مهم ترین صورت های مالی شامل ترازنامه، صورت سود و زیان، صورت مالی وجوه نقد و صورت سود و زیان جامع می شود. بهینه سازی صورت های مالی به جهت کنترل بهتر و سهولت ارزیابی توسط مدیران مالی و یا اعتباردهندگان از اهمیت خاصی برخوردار است که با روش های متنوعی قابل انجام است. در ضمن خواندن مقاله سال مالی نیز خالی از لطف نیست.
